21. Enlaces de datos de Excel

Cuando los datos de origen para sus gráficos basados en datos se encuentran en Excel, puede crear gráficos directamente desde la aplicación Excel. Al cambiar los datos en Excel, puede actualizar los gráficos ejecutando una tarea o bien hacer que think-cell ejecute la actualización automáticamente.

21.1

Creación de un gráfico con Excel

21.2

Ajuste del diseño de datos

21.3

Actualización de un elemento vinculado

21.4

Creación de una tabla con Excel

21.5

Creación de texto vinculado a Excel

21.6

Cuadro de diálogo Vínculos de datos

21.7

Mantenimiento de vínculos de datos

21.8

Cómo compilar los datos

21.9

Preguntas más frecuentes

21.1 Creación de un gráfico con Excel

Supongamos que desea recrear el gráfico de ejemplo de 4. Introducción a los gráficos, pero en lugar de introducir los datos en la hoja de datos interna de PowerPoint, desea utilizarlo directamente desde una hoja de Excel. Los datos se presentan de la siguiente manera en Excel:

Para crear un gráfico a partir de Excel, seleccione el rango de datos deseado del libro de Excel, incluidas las etiquetas de serie (vacía en nuestro ejemplo) y categoría:

El rango que seleccionamos en nuestro ejemplo se ajusta perfectamente a la hoja de datos predeterminada de un gráfico de columnas acumuladas, donde las filas representan series, las columnas representan categorías, las etiquetas de categoría en la primera fila, una segunda fila en la que iría un valor que representa el 100 % y una primera columna en la que irían etiquetas de serie. Este es el caso más sencillo, ya que inicialmente se creará un vínculo utilizando el diseño de datos predeterminado para el tipo de gráfico seleccionado. Pero no es estrictamente necesario, ya que la interpretación de un rango vinculado de celdas puede modificarse como se explica en Ajuste del diseño de datos.

Ahora seleccione el tipo de gráfico deseado, en nuestro caso una tabla de columnas acumuladas, en el menú vincular a PowerPoint de la barra de herramientas de think-cell en Excel:

Al hacer clic en este elemento del menú en Excel, se activa la ventana de PowerPoint. Si PowerPoint aún no está ejecutándose, se inicia automáticamente. En PowerPoint, cuando el puntero del ratón se encuentra sobre una diapositiva, aparece el conocido rectángulo de inserción.

Cambie a la diapositiva en la que quiere insertar el gráfico o inserte una nueva diapositiva y coloque el gráfico como de costumbre: Haga clic una vez para aceptar el tamaño predeterminado, o bien haga clic, mantenga pulsado y arrastre para cambiar el tamaño inicial del gráfico. Para obtener una explicación detallada acerca de cómo colocar, cambiar de tamaño y alinear un nuevo gráfico, consulte Inserción de un nuevo gráfico.

Después de insertarlo, el gráfico tiene el aspecto y se comporta como un gráfico de think-cell normal que se ha creado en PowerPoint. El libro de Excel que contiene los datos vinculados se indicará en la parte superior del gráfico:

Por favor, consulte Adición y eliminación de etiquetas y Aplicación de estilos al gráfico para aprender a configurar y diseñar el gráfico.

Nota: Si usa fondos de celda en color en Excel, puede configurarlos como color de relleno del segmento en el gráfico vinculado marcando Utilizar relleno de hoja de datos en parte superior en el control de la combinación de colores del gráfico (consulte Combinación de colores). Esta función puede ser especialmente potente si la combina con las opciones de formato condicional de Excel.

Además de crear un gráfico nuevo, puede vincular un intervalo de datos seleccionado en su libro de Excel con un gráfico existente en una presentación de PowerPoint. No tiene más que hacer clic en el botón  A elemento existente en el menú Vincular a PowerPoint de la barra de herramientas de think-cell en Excel y hacer clic en el gráfico de PowerPoint al que desea vincularlo.

21.2 Ajuste del diseño de datos

Una vez vinculado un rango de datos a un gráfico, puede modificar la forma en que se interpretan los datos mediante los botones Editar diseño de datos y Transponer vínculo del menú contextual de think-cell del rango de datos.

Al editar el diseño de datos, puede eliminar filas y columnas especiales innecesarias o no deseadas del rango de datos, como se explica con más detalle en Editar diseño de datos.

Volviendo al ejemplo anterior, dado que no teníamos etiquetas de serie, podemos evitar incluir una primera columna vacía en nuestro rango de datos al insertar el gráfico de la siguiente manera:

1. Seleccione solo las columnas de datos más las etiquetas de categoría (H1:K4 en nuestro ejemplo).
2. Seleccione el tipo de gráfico deseado en el menú Vincular a PowerPoint (Columna acumulada en nuestro ejemplo) e insértelo en la diapositiva como se describió anteriormente.
3. Seleccione el borde verde del rango de datos en Excel y haga clic con el botón derecho para abrir el menú contextual.
4. Seleccione Editar diseño de datos .
5. Haga clic en la casilla de verificación Etiquetas de serie para desactivar la columna en el rango de datos.
6. Haga clic en la bandera verde del gráfico en PowerPoint para actualizarlo (consulte Actualización de un elemento vinculado).

Nuestro rango vinculado en Excel ahora tiene este aspecto, dando el mismo gráfico resultante que el de la imagen anterior:

Al transponer un intervalo de datos, se intercambia la interpretación de datos entre filas y columnas del gráfico, lo que le permite crear gráficos de columnas a partir de filas en lugar de columnas de datos.

1. Seleccione el borde verde del rango de datos en Excel y haga clic con el botón derecho para abrir el menú contextual.
2. Seleccionar  Transponer vínculo
3. Haga clic en la bandera verde del gráfico en PowerPoint para actualizarlo (consulte Actualización de un elemento vinculado).

De nuevo, el gráfico resultante será el mismo que el de la imagen anterior.

Nota: El hecho de transponer un intervalo de datos vinculados no implica que se cambien los datos de las filas y columnas.

21.3 Actualización de un elemento vinculado

La función más importante de un gráfico vinculado a un libro de Excel es la posibilidad de actualizar el gráfico conforme a los cambios efectuados en los datos subyacentes. En nuestro ejemplo, queremos agregar una tercera serie de datos.

Haga doble clic en el gráfico para cambiar al intervalo de datos vinculados en Excel. Si el libro vinculado no está abierto, think-cell intentará abrirlo desde la ubicación que tenía cuando se estableció el vínculo por última vez, que se muestra en la parte superior del gráfico. Si esto falla, la hoja de datos interna se abrirá en su lugar y el gráfico se comportará como un gráfico de think-cell normal; consulte Edición de archivos vinculados para obtener más detalles.

Introduzca los datos adicionales bajo el intervalo vinculado:

A continuación, seleccione el intervalo vinculado haciendo clic en el borde para mostrar la interfaz de usuario conocida de think-cell. Arrastre una esquina de la selección hasta incluir los datos recién introducidos:

Por último, vuelva a PowerPoint. Al seleccionar el gráfico vinculado, aparece una marca en forma de bandera indicando que se ha detectado una actualización en los datos vinculados:

Haga clic en la bandera o en el botón  Actualizar una vez de la barra de herramientas flotante del gráfico, que también está marcada con la bandera verde, para incorporar los cambios de datos de Excel en el gráfico. El gráfico se actualiza y la bandera desaparece:

Después de la actualización, el botón se resalta en la barra de herramientas flotante y no muestra una bandera verde; su información sobre herramientas ha cambiado a Actualizado. Esto indica que los datos que se muestran en el gráfico están actualizados con el rango de Excel vinculado.

Haga clic en el botón  Revertir para anular los cambios que acaba de hacer. Ahora este botón se resaltará, con su sugerencia que dice Revertido, lo que indica que los datos mostrados en el gráfico están en el estado anterior a la última actualización.

think-cell almacenará el estado de los datos antes y después de la última actualización en el elemento de PowerPoint hasta que cierre la presentación. Puede utilizar los botones e para cambiar entre los estados “más recientes” y “anteriores” de los datos, incluso cuando la hoja de Excel vinculada se haya cerrado.

Nota: La bandera verde indica que hay una diferencia entre el rango de Excel vinculado y el estado “más reciente” y “anterior” de los datos almacenados en el elemento de PowerPoint. El archivo de Excel vinculado deberá estar abierto para que este indicativo esté disponible. Al hacer clic en la bandera, o en el botón Actualizar una vez decorado con ella, se almacena el estado del rango de Excel vinculado como “más recientes” en el elemento de PowerPoint y el estado que se muestra en el elemento al hacer clic en él como “anteriores”.

Aunque el gráfico no se actualice, o si se actualiza y se revierten los cambios, el vínculo al origen de datos de Excel persiste. De esta manera, siempre tiene la posibilidad de actualizar el gráfico más adelante.

También puede dejar que think-cell actualice automáticamente el gráfico vinculado siempre que cambie el rango de Excel vinculado. Para ello, simplemente haga clic en el botón Actualizar automáticamente . Para que esto funcione, la presentación que contiene el gráfico y el libro de Excel que contiene los datos vinculados deben estar abiertos simultáneamente.

Para desactivar las actualizaciones automáticas de nuevo, haga clic en Desactivar actualización automática .

Nota: El vínculo entre un gráfico y los datos en Excel utilizando think-cell no depende de los nombres del archivo Excel o PowerPoint. Cada gráfico, así como cada intervalo de datos en Excel, se asigna a un número de identificación único que se usa para mantener el vínculo. La condición técnica para restablecer un vínculo es que tanto el archivo Excel que contiene el intervalo de datos como el archivo PowerPoint que contiene el gráfico se encuentren abiertos simultáneamente en el mismo ordenador, independientemente de los nombres de los archivos.

Sin embargo, como se ha mencionado anteriormente, think-cell recordará la ubicación del archivo Excel que se abrió por última vez y que contiene un rango vinculado coincidente, e intentará abrir ese libro de trabajo al hacer doble clic en el gráfico, volviendo a la hoja de datos interna cuando no se pueda encontrar en esa ubicación.

21.4 Creación de una tabla con Excel

Además de vincular gráficos de Excel a tablas de PowerPoint, se puede hacer lo propio con intervalos de datos de Excel:

1. Seleccione el intervalo de datos deseado en un libro de Excel, incluidos los encabezados de columna y de fila.
2. Seleccione  Tabla en el menú Vincular a PowerPoint de la barra de herramientas de think-cell de Excel.
3. Coloque la tabla de datos en la diapositiva.

Es posible cambiar el tamaño de la tabla de PowerPoint, posicionarla y formatearla, según se describe en 17. Tabla. En concreto, muchos aspectos del formato aplicado en Excel se pueden transferir automáticamente a PowerPoint, como se describe en Formato de una tabla.

Si desea incluir un gráfico y una tabla de datos en una diapositiva de PowerPoint, puede crearlos a partir del mismo intervalo de datos con Excel; el procedimiento relativo al gráfico se describe en la sección Creación de un gráfico con Excel, dispuesta anteriormente, y el procedimiento relativo a la tabla se describe en esta sección.

En este caso, la tabla se colocó debajo del gráfico, de modo que las etiquetas de categoría del gráfico también funcionen como encabezados de columna respecto de la tabla. Al seleccionar el intervalo vinculado relativo a la tabla, solo se incluyeron las etiquetas de la serie y los valores de datos para lograrlo.

Las tablas vinculadas se actualizan del mismo modo que los gráficos vinculados, como se explica en Actualización de un elemento vinculado. Al seleccionar en PowerPoint cualquier celda de una tabla vinculada, se puede elegir entre actualizaciones manuales y automáticas o revertir la última actualización. La tabla vinculada también se incluye en el cuadro de diálogo Vínculos de datos que se describe en Cuadro de diálogo Vínculos de datos.

21.5 Creación de texto vinculado a Excel

También puede insertar un campo de texto vinculado a una celda en Excel en cualquier think-cell etiqueta o cuadro de texto de PowerPoint.

1. En Excel, seleccione la celda con el contenido al que desea vincular.
2. En PowerPoint, coloque el cursor en una etiqueta o cuadro de texto.
3. Seleccione Texto vinculado a Excel en el menú Elementos de think-cell de PowerPoint.

La bandera verde no aparece encima de un campo de texto cuando hay una actualización disponible, pero solo se muestra en el botón Actualizar de su barra de herramientas flotante. De lo contrario, la gestión de actualizaciones del contenido del campo de texto funciona exactamente como se explica en Actualización de un elemento vinculado.

21.6 Cuadro de diálogo Vínculos de datos

Si dispone de un gran número de elementos vinculados en su presentación, no resulta práctico buscarlos y actualizarlos todos manualmente. Si desea disponer de una mejor visión general y de un enfoque más directo para actualizar gráficos, vaya al Herramientas de la barra de herramientas de think-cell en PowerPoint y abra el cuadro de diálogo Vínculos de datos:

El cuadro de diálogo Vínculos de datos muestra todos los elementos vinculados en la presentación en miniaturas de diapositivas. Un elemento se marca con la bandera verde cuando hay una actualización pendiente. El archivo de Excel vinculado deberá estar abierto para que este indicativo esté disponible. Se marca con si está configurado para actualizarse automáticamente. También puede habilitar Resaltar en diapositiva para resaltar adicionalmente los elementos vinculados en la diapositiva; el botón Resaltar vínculos lo habilita desde la cinta.

En una segunda columna hay una lista que recoge los archivos Excel y las URL de Tableau (consulte 23. Datos de Tableau) que son las fuentes de los datos vinculados. Cada fuente se muestra junto a la primera diapositiva con un elemento vinculado a ella.

Al pasar el cursor sobre un elemento vinculado en la miniatura de la diapositiva:

• La fuente de los datos vinculados queda resaltada en la columna derecha.
• La información sobre herramientas también muestra el origen de los datos, el estado de actualización del elemento y cuándo se modificaron sus datos por última.

Haga clic en un elemento de la miniatura de la diapositiva para seleccionarlo; PowerPoint también cambiará al elemento (en la vista Normal) o a la diapositiva que lo contiene (en la vista Clasificador de diapositivas). A continuación, puede controlar su estado y comportamiento de actualización mediante los botones Actualizar una vez , Revertir y Actualizar automáticamente en la columna derecha, como se explica en Actualización de un elemento vinculado o el botón Actualizar manualmente para elementos vinculados a Tableau (consulte 23. Datos de Tableau). Para ver maneras de seleccionar y controlar más de un elemento, consulte Selección múltiple y filtrado a continuación.

Cuando think-cell aún no ha comparado los datos mostrados en el elemento vinculado con un rango vinculado en Excel desde que se abrió la presentación que contiene el elemento, se muestra un signo de interrogación naranja, delante del nombre del archivo y en el Revertido o en el botón Actualización automática habilitada cuando se selecciona un elemento vinculado a dicho archivo, dependiendo de si el elemento está configurado para actualización manual o automática. El signo de interrogación naranja indica que el nombre del archivo y la ubicación que se muestran son simplemente la ubicación del libro cuando se actualizaron por última vez los datos; think-cell aún no sabe si todavía está disponible en esa ubicación y si los datos mostrados están actualizados o no.

En ambos casos, puede intentar actualizar el elemento con los datos del libro mostrado en la columna derecha sin abrirlo en Excel, haciendo clic en uno de los botones . Si el archivo se encuentra en su última ubicación conocida, los datos mostrados se actualizan, el signo de interrogación naranja desaparece y el elemento se establece en actualización manual o automática, dependiendo del botón en el que haya hecho clic. Si no se puede encontrar el archivo o el rango vinculado dentro de él, la actualización falla y se muestra un signo de exclamación rojo en el elemento vinculado, delante del nombre del archivo en la columna derecha y en el Revertido o en el botón Actualización automática habilitada . Para obtener más información, consulte Edición de archivos vinculados.

Hacer doble clic en un elemento de las miniaturas de portaobjetos tiene el mismo efecto que hacer doble clic en el propio elemento: Se abre el origen de los datos. Para los elementos vinculados a Excel, el rango vinculado se seleccionará en la hoja. Si el libro de Excel no está disponible, la hoja de datos interna se abre en su lugar.

Puede dejar abierto el cuadro de diálogo Vínculos de datos mientras continúa editando sus diapositivas y datos.

Nota: Si el archivo de Excel vinculado con un elemento no está disponible y la hoja de datos interna se abre y se edita, se deshabilitará la actualización automática del gráfico vinculado. De esta manera se garantiza que todos los cambios realizados utilizando la hoja de datos interna no se sobrescriban automáticamente cuando el archivo Excel vinculado pase a estar disponible.

21.6.1 Selección múltiple y filtrado

Hay varias formas de seleccionar más de un elemento vinculado:

• Si hace clic en la columna de la derecha de cualquier archivo, se seleccionan todos los elementos vinculados a dicho archivo.
• Haga clic en un área vacía de la miniatura de una diapositiva para seleccionar todos los elementos vinculados en esa diapositiva.
• La combinación Ctrl + clic permite seleccionar varios elementos uno por uno. También se puede aplicar la combinación Ctrl + clic a varios archivos para añadir a la selección todos los elementos vinculados a estos.
• Puede hacer Ctrl + clic en varias diapositivas para seleccionar todos los elementos contenidos en las diapositivas seleccionadas.
• Use Mayús para seleccionar un rango de diapositivas y todos los gráficos incluidos en estas, o bien un rango de archivos y todos los elementos vinculados a estos.
• Utilice Ctrl+A o haga clic en Seleccionar todo para seleccionar todos los elementos vinculados en la presentación.

A continuación, puede controlar el estado de actualización y el comportamiento de todos los elementos seleccionados simultáneamente mediante los botones de la columna derecha.

Nota: Solo se le ofrecerán los botones que realmente se pueden aplicar a todos los elementos seleccionados. Esto significa que, cuando su selección contiene un elemento vinculado a Tableau (consulte 23. Datos de Tableau), solo se mostrará el botón Actualizar manualmente . Al hacer clic en él, los vínculos seleccionados a Excel tendrán el mismo efecto que el botón Actualizar una vez .

Utilice las casillas de verificación Selección de filtro para restringir su selección excluyendo los elementos vinculados que

• ya están Actualizados
• se han Revertido o tienen una actualización pendiente
• tiene Actualización Automática Habilitada
• son Actualización manual solamente porque están vinculados a Tableau (consulte 23. Datos de Tableau).

Puede volver a hacer clic en una casilla de verificación para volver a incluir todos los elementos vinculados del tipo correspondiente que formaban parte de la selección original.

Nota: Para seleccionar solo elementos vinculados de un determinado estado o tipo, primero haga clic en Seleccionar todo y, a continuación, elimine todos los demás tipos de la selección.

21.7 Mantenimiento de vínculos de datos

Una vez creado un vínculo entre los datos de Excel y un gráfico en PowerPoint, tanto el archivo de Excel como el de PowerPoint continúan siendo independientes y autónomos:

• Puede transferir o editar los archivos de manera independiente.
• Puede cambiar el nombre de los archivos. Los vínculos de datos se restablecerán en cuanto los archivos Excel y PowerPoint se abran al mismo tiempo. Para almacenar la información sobre los vínculos de datos restablecidos, deberán guardarse los archivos.
• Puede copiar y pegar los gráficos vinculados dentro de la misma presentación o incluso en otra presentación. La copia del gráfico quedará vinculada al mismo origen de datos que el gráfico original.
• Puede enviar los archivos de Excel y PowerPoint por correo electrónico. Los vínculos de datos se restablecerán en cuanto los archivos Excel y PowerPoint se abran al mismo tiempo en el ordenador del receptor de los archivos. Para almacenar la información sobre los vínculos de datos restablecidos, deberán guardarse los archivos.
• Puede hacer copias de los archivos Excel vinculados y usar las copias como origen de datos alternativo para los vínculos de datos. Los archivos originales y copiados de Excel se pueden editar independientemente. El vínculo entre una presentación de PowerPoint y el archivo de Excel deseado se establecerá al abrir uno de los dos, o bien el archivo de Excel original o uno de los archivos de Excel copiados, junto con el archivo de PowerPoint.

Nota: Cuando existen copias del mismo intervalo vinculado de Excel en libros abiertos, p. ej., tras haber copiado una hoja de cálculo, ambas copias son intervalos de origen válidos (del mismo nivel) y no se puede saber con qué intervalo se establecerá el vínculo al abrir el archivo de PowerPoint. Las pestañas numeradas pequeñas que se pueden utilizar para alternar entre ellas se muestran en todos los rangos de Excel hermanos.

Debe evitar hacer una copia del rango vinculado que no se encuentra disponible, p. ej., cerrando los libros que contienen una copia del vínculo. Como alternativa, puede hacer que todos los rangos vinculados sean únicos eliminando todos los marcos de think-cell excepto uno de ellos en Excel y creando nuevos vínculos a los elementos deseados mediante el botón  A elemento existente del menú Vincular a PowerPoint. De este modo, se asigna un identificador único a cada rango nuevo.

21.7.1 Edición de archivos vinculados

Si edita el archivo de PowerPoint sin que estén disponibles los archivos de Excel vinculados, los elementos vinculados funcionan como simples elementos convencionales con una hoja de datos interna. El software think-cell le permite cambiar el diseño y los datos del elemento sin ninguna limitación.

Nota: Los campos de texto vinculados (consulte Creación de texto vinculado a Excel) son la excepción en este caso, ya que no tienen una hoja de datos interna. Si desea cambiar el texto, simplemente elimine el campo de texto e introduzca el texto manualmente. De este modo se romperá el vínculo.

De igual modo, puede editar un libro de Excel libremente sin que se encuentren disponibles los archivos de PowerPoint vinculados. Con think-cell instalado, todo rango de datos vinculados que no estén conectados actualmente a una presentación de PowerPoint abierta aparece resaltado y enmarcado en rojo.

Cuando se abre una presentación de PowerPoint que contiene un elemento vinculado sin que se abra un rango vinculado coincidente en Excel, ese elemento se marca con un signo de interrogación naranja in front of the file path displayed on top of it when selected and in the Cuadro de diálogo Vínculos de datos. When the element is set to automatic update, the orange question mark will also appear on the Automatic Update Enabled button, otherwise on the botón Revertido .

El signo de interrogación naranja indica que el nombre del archivo y la ubicación que se muestran son simplemente la ubicación que tenía el libro cuando se actualizó por última vez el elemento desde el intervalo vinculado contenido en él; think-cell aún no sabe si sigue disponible en esa ubicación, si el libro aún contiene un intervalo vinculado y si los datos mostrados están actualizados o no.

Puede hacer clic en uno de los botones de actualización para iniciar una actualización en segundo plano. think-cell intentará abrir el libro desde su última ubicación registrada en segundo plano, comparar el contenido del rango vinculado con los datos mostrados en el elemento en PowerPoint y actualizarlo si es necesario. Si esto sucede, el signo de interrogación naranja desaparece y el elemento se establece en actualización manual o automática, dependiendo de cuál de los botones Actualizar haya hecho clic.

Si la actualización falla, ya sea porque el archivo de origen no se puede abrir o porque ya no contiene un rango vinculado coincidente, se muestra un signo de exclamación rojo en lugar del signo de interrogación naranja. Su información sobre herramientas indicará el motivo por el que la actualización no se realizó correctamente. A continuación, puede intentar localizar el archivo que contiene el intervalo coincidente y abrirlo para restablecer la conexión, o colocarlo en la ubicación indicada en la parte superior del elemento o en el cuadro de diálogo Vínculos de datos y hacer clic en uno de los botones Actualizar para volver a intentar la actualización en segundo plano.

Nota: Una vez desaparecido el signo de interrogación naranja o el signo de exclamación rojo, ya sea porque se ha abierto un archivo de Excel que contiene un rango vinculado coincidente o porque se ha realizado correctamente una actualización de fondo, no es posible iniciar una actualización de fondo de nuevo haciendo clic en los botones Actualizar. Además, think-cell no supervisará el rango vinculado en el archivo Excel para detectar cambios cuando no esté abierto en Excel, incluso si el elemento está configurado para actualizarse automáticamente. Si desea asegurarse de que los datos contenidos en el libro de Excel vinculado y en la presentación corresponden, es mejor mantener el libro abierto en Excel.

En cuanto abra a la vez tanto el origen de datos en Excel y la presentación que contiene el elemento vinculado en PowerPoint, el vínculo se restablece. En Excel, el resaltado del intervalo de datos vinculados cambia de rojo a verde. En PowerPoint, los datos actuales del elemento se comparan con el origen de datos. Si el elemento se establece en Actualizar automáticamente , cualquier cambio en los datos se aplicará inmediatamente. De lo contrario, si se detectan cambios, el elemento se marcará con una cuando se seleccione y en Cuadro de diálogo Vínculos de datos. A continuación, puede controlar la actualización como se explica en Actualización de un elemento vinculado.

21.7.2 Modificación y eliminación de vínculos

Para desconectar un gráfico o una tabla del origen de datos vinculado, basta con seleccionar el botón Romper vínculo de Excel en el menú contextual del elemento:

A partir de ese momento, el elemento solo utiliza la hoja de datos de think-cell en PowerPoint.

Nota: Los campos de texto vinculados (consulte Creación de texto vinculado a Excel) no tienen un menú contextual. Para romper el vínculo de un campo de texto vinculado, selecciónelo en Cuadro de diálogo Vínculos de datos y pulse Supr.

De igual modo, puede desconectar un rango de datos vinculados en Excel de sus elementos: Seleccione el intervalo vinculado haciendo clic en el marco. Cuando el marco se vuelve de color azul, que indica una selección de think-cell, haga clic en este con el botón derecho y seleccione el botón Eliminar . El marco de think-cell desaparece y los datos permanecen inalterados. Ningún elemento vinculado podrá volver a conectarse a este rango de datos como su origen de datos y, en su lugar, los gráficos utilizarán sus hojas de datos internas.

Nota: No es posible deshacer la eliminación de un marco vinculado, pero puede crear un nuevo vínculo con un elemento existente cuando lo necesite (consulte más adelante).

Cuando elimine una parte de un vínculo, o el rango de datos en Excel o el elemento vinculado en PowerPoint, la otra parte no se elimina con ella. En particular, los rangos de datos vinculados en Excel simplemente permanecen en su lugar hasta que se eliminan explícitamente. Esto es importante porque puede haber otros gráficos en otras presentaciones vinculados al mismo origen de datos.

Nota: Si desea eliminar todos los vínculos de datos de una presentación, utilice Cuadro de diálogo Vínculos de datos. En el cuadro de diálogo, haga clic en Seleccionar todo y, a continuación, pulse la tecla Supr para eliminar todos estos enlaces en un solo paso. Si desea eliminar todos los vínculos de datos desconectados en un libro de Excel abierto, seleccione Eliminar vínculos desconectados en el Herramientas en Excel, o haga clic con el botón derecho en un rango vinculado resaltado en rojo y seleccione el Eliminar todos los vínculos de datos desconectados en el menú contextual. El resaltado rojo indica que el rango vinculado está desconectado, es decir, que no está conectado a ningún elemento de think-cell en una presentación de PowerPoint abierta actualmente.

Si desea vincular un elemento existente a un origen de datos Excel, vaya primero al libro de Excel y seleccione el rango de datos deseado. Asimismo, puede seleccionar un intervalo vinculado existente, que aparece indicado por el marco de selección de color de think-cell. A continuación, seleccione  A elemento existente del menú Vincular a PowerPoint. PowerPoint se centrará; simplemente haga clic en el elemento deseado de la diapositiva para vincularlo al rango de Excel seleccionado.

Nota: Si el elemento seleccionado ya está vinculado a una fuente de datos externa, el vínculo recién creado sobrescribirá el vínculo anterior.

O bien, con el rango de Excel deseado seleccionado, cambie a PowerPoint y seleccione el elemento deseado. Si el elemento ya está vinculado a cualquier otro origen de datos, desconéctelo como se ha descrito anteriormente. El botón de vínculo de Excel ubicado en el menú contextual del elemento ha cambiado a  Establecer vínculo de Excel. Haga clic en ese botón para establecer un vínculo entre el elemento seleccionado en PowerPoint y el rango de datos seleccionado en Excel.

Nota: Los campos de texto vinculados son la excepción en este caso. No se pueden vincular a una celda diferente después de haber sido creadas.

21.8 Cómo compilar los datos

Al crear gráficos directamente a partir de Excel, puede que ya cuente con datos en Excel. No obstante, en algunos casos puede que no desee crear un gráfico utilizando todos los datos que tiene en su hoja de Excel. Otra posibilidad es que los datos puedan estar en un formato fijo no susceptible de ser modificado fácilmente.

Como se explica en Ajuste del diseño de datos, puede modificar la interpretación del rango vinculado para que se adapte mejor a su diseño de datos. A veces, estas posibilidades pueden seguir sin ser suficientes. Le presentamos aquí algunas sugerencias que pueden servirle de ayuda en esas situaciones:

• Coloque el marco del vínculo de datos de think-cell en un área vacía en su hoja de cálculo de Excel. A continuación, utilice las referencias de celda de Excel para rellenar el marco de think-cell con datos procedentes de otros puntos de la hoja de cálculo. Por ejemplo, introduzca =B5 en la celda F8 para actualizar F8 siempre que se modifique B5.
• Las referencias de celda de Excel también funcionan en las hojas de cálculo. Añadir una hoja de cálculo específica como hoja de interfaz para todos los gráficos puede resultar especialmente útil si tiene que vincular un número elevado de gráficos.
• Utilizar una hoja específica como origen de sus gráficos contribuirá también a facilitar la preparación de los datos especialmente para el fin previsto. Por ejemplo, puede utilizar think-cell round para redondear de forma sistemática los datos antes de presentarlos en un gráfico (consulte Redondeo de datos de Excel).
• Para ocultar filas o columnas de datos completas de modo que no se reflejen en el gráfico, no tiene más que utilizar el comando de Excel Ocultar. Tenga en cuenta que los datos ocultos aparecerán en el gráfico en cuanto utilice el comando de Excel Mostrar y actualice el gráfico.
• De igual modo, puede utilizar la función de Excel Agrupar y esquema para ocultar datos que no desee que se muestren en el gráfico.

21.9 Preguntas más frecuentes

21.9.1 ¿Qué ocurre al copiar un elemento vinculado?

Los elementos vinculados se pueden copiar de la misma manera que lo haría con cualquier otro elemento: creando un duplicado de la diapositiva, haciendo un duplicado del elemento, pulsando Ctrl y arrastrando el elemento, o copiando el elemento y pegándolo a otra diapositiva u otra presentación. En realidad, incluso el hecho de hacer una copia del archivo de presentación puede considerarse una manera de copiar el elemento vinculado que contiene.

En cualquier caso, el original y la copia no se diferencian. Ambos están vinculados con el mismo rango de datos de Excel y, si están abiertos simultáneamente, se actualizan cuando se producen cambios en los datos de Excel.

21.9.2 ¿Qué ocurre al eliminar un elemento vinculado?

Al eliminar un elemento vinculado, el vínculo en PowerPoint se elimina junto con él. Si no existe ningún otro elemento en una presentación abierta que tenga vínculos con el mismo rango de datos de Excel, el marco en Excel pasa de verde a rojo, lo que indica que el vínculo no puede establecerse.

El rango de datos vinculados en Excel no queda afectado de ninguna otra manera por la eliminación de un elemento vinculado. Después de todo, es posible que se haya hecho una copia del elemento vinculado, que, al abrirse, restablecerá su vínculo.

21.9.3 ¿Cómo se eliminan los marcos rojos de las hojas de cálculo de Excel que tengo?

Los marcos de diferentes colores de las hojas de cálculo de Excel indican rangos de datos vinculados. Un marco verde indica que se ha establecido un vínculo entre el rango de datos enmarcado y un elemento en una presentación de PowerPoint abierta. En cambio, un marco rojo indica que en ese momento no hay ninguna presentación abierta que contenga un elemento vinculado. Un marco rojo no significa necesariamente que no exista ningún elemento vinculado a ese rango de datos. Lo que significa es que en las presentaciones abiertas actualmente no hay elementos de este tipo.

Si tiene la seguridad a de que ya no necesita el rango de datos enmarcado como origen de datos de un elemento, puede eliminar el marco con el botón  Eliminar del menú contextual. La información del vínculo se elimina del libro de Excel junto con el marco. Ninguno de los elementos que están vinculados al rango de datos de Excel en cuestión no podrá establecer sus vínculos en el futuro. En su lugar, utilizará sus hojas de datos internas.

Los propios datos de Excel no resultan afectados.

21.9.4 ¿Cómo se aprecia qué elementos de una presentación están vinculados y dónde están sus orígenes de datos vinculados?

Si no conoce los orígenes de datos de los elementos de una presentación, vaya al menú Herramientas y abra el cuadro de diálogo Vínculos de datos. El cuadro de diálogo muestra una lista de todas las diapositivas de la presentación que contienen elementos vinculados e indica su posición en la diapositiva.

Un elemento se marca con si está configurado para actualizarse automáticamente.

También se muestra el nombre de archivo del archivo Excel donde se encontró el rango de datos vinculado por última vez, y se resaltará al pasar el cursor sobre el elemento vinculado al mismo o al seleccionarlo.

Para obtener una descripción detallada, consulte la sección Cuadro de diálogo Vínculos de datos.

21.9.5 ¿Qué le ocurre a un elemento vinculado cuando su origen de datos no está disponible?

Cuando un libro de Excel que contiene el rango de datos vinculado de un elemento no está abierto y no se puede encontrar en la misma ubicación de archivo en la que solía estar, el elemento no puede establecer su vínculo. En su lugar, el elemento utilizará su hoja de datos interna que siempre dispone de una copia de los datos vinculados y que permite modificar el elemento.

La hoja de datos interna de un elemento vinculado es similar a la de un elemento convencional. Aunque haya varios elementos vinculados con el mismo rango de Excel, sus hojas de datos internas son independientes.

Si quiere restablecer el vínculo con el rango de datos de Excel, basta con que abra a la vez el libro de Excel y la presentación con el elemento vinculado. El gráfico de PowerPoint y los datos de Excel se conectarán automáticamente. Al actualizar el elemento con los datos vinculados, todos los cambios de datos que haya realizado en la hoja de datos interna se sobrescribirán.

21.9.6 ¿De qué forma se puede utilizar la hoja de datos interna en lugar del origen de datos Excel vinculado?

Para desconectar un elemento de su origen de datos vinculado, utilice el botón  Romper vínculo de Excel, ubicado en el menú contextual del elemento. A partir de ese momento, el elemento solo utiliza la hoja de datos de think-cell en PowerPoint.

Puede eliminar el vínculo de un elemento, esté o no abierto en ese momento el rango de datos de Excel vinculado. Desde la perspectiva de Excel del vínculo de datos, romper el vínculo de un elemento tiene el mismo efecto que eliminar el elemento.

Para obtener más información consulte la sección Modificación y eliminación de vínculos.

21.9.7 ¿Cómo se puede habilitar o deshabilitar la actualización automática?

Para habilitar la actualización automática, seleccione el elemento vinculado y haga clic en Actualizar automáticamente en la barra de herramientas flotante.

Para desactivarla de nuevo, haga clic en Desactivar actualización automática .

Para obtener una descripción detallada del control del comportamiento de actualización, consulte Actualización de un elemento vinculado. Las mismas opciones están disponibles a través de Cuadro de diálogo Vínculos de datos.

21.9.8 ¿Por qué no se actualiza un elemento vinculado que tengo a pesar de estar establecida la actualización automática para este?

La parte PowerPoint y la parte Excel de un vínculo de datos únicamente pueden conectarse cuando ambos archivos se encuentran abiertos al mismo tiempo. Por tanto, si los datos se cambian en Excel mientras no se encuentra abierta la presentación de PowerPoint y a continuación la presentación se abre sin que esté abierto al mismo tiempo el libro de Excel, los elementos vinculados no podrán detectar los cambios en sus orígenes de datos.

En cuanto se abra el libro de Excel que contiene el intervalo de datos vinculados, se establecerá el vínculo y se detectarán los cambios. Si se ha establecido la actualización automática para el elemento, se actualizará entonces. De lo contrario, el elemento se marcará cuando se seleccione, así como en el Cuadro de diálogo Vínculos de datos. Puede decidir si desea o no incorporar en el elemento los datos modificados.

Para obtener más información consulte la sección Actualización de un elemento vinculado.

21.9.9 ¿Por qué un elemento vinculado que tengo indica que hay una actualización pendiente a pesar de que los datos de Excel no han cambiado?

Siempre que se establece un vínculo entre una presentación de PowerPoint abierta y un libro de Excel abierto, los datos de la hoja de datos interna se comparan con el intervalo de datos vinculados. Si los datos no son iguales, el elemento aparece marcado con una bandera, que indica que debe realizarse una actualización. Si la actualización automática está habilitada, se actualiza inmediatamente.

También se puede detectar una actualización pendiente cuando los datos del libro de Excel no han variado, pero los datos de la hoja de datos interna se han modificado. Para un elemento vinculado, el rango de datos de Excel vinculado tiene prioridad sobre la hoja de datos interna. Por tanto, una actualización siempre sobrescribe cualquier cambio de la hoja de datos interna.

Para evitar una pérdida de datos, siempre que realice cambios en la hoja de datos interna de un elemento vinculado, deshabilite la actualización automática para dicho elemento vinculado.

Para obtener una descripción detallada del comportamiento de actualización y controlarlo, lea la sección Actualización de un elemento vinculado.

21.9.10 ¿Cómo se puede vincular un elemento existente a un rango de datos incluido en un libro de Excel?

Vaya al libro de Excel y seleccione el intervalo deseado. A continuación, seleccione  A elemento existente del menú Vincular a PowerPoint. PowerPoint se centrará; simplemente haga clic en el elemento deseado de la diapositiva para vincularlo al rango de Excel seleccionado.

O bien, después de seleccionar el rango deseado en Excel, cambie a PowerPoint, seleccione y haga clic con el botón derecho en el gráfico deseado y haga clic en el botón  Establecer vínculo de Excel del menú contextual.

Para obtener una descripción detallada, consulte la sección Modificación y eliminación de vínculos. Para saber cómo insertar directamente un gráfico desde Excel, consulte la sección Creación de un gráfico con Excel.

21.9.11 Un gráfico vinculado que tengo parece no tener en cuenta parte del rango de datos de Excel. ¿Por qué?

Además de contener los datos principales, el rango vinculado de Excel contiene algunas celdas a la izquierda y en la parte superior que están reservadas para filas y columnas especiales como las etiquetas de categorías y series, o la fila 100%=. Si el rango seleccionado incluye solo los datos principales, parte de los datos se interpretará como etiquetas, etc. y no aparecerán en el gráfico.

Puede modificar el rango vinculado para no incluir estas filas y columnas especiales, como se explica en Ajuste del diseño de datos, o, si el diseño de la hoja de Excel lo permite, puede ampliar el rango de datos vinculados arrastrando una de las asas de sus esquinas para que sus datos estén en las celdas de datos del rango vinculado (consulte también Cómo compilar los datos).

21.9.12 ¿Por qué va lento Excel cada vez que tengo muchos rangos de datos vinculados?

El rendimiento de Excel puede mejorar si deshabilita la comprobación de errores automática. Para ello, vaya al cuadro de diálogo Opciones de Excel, seleccione Fórmulas y desmarque la casilla Habilitar comprobación de errores en segundo plano en la sección Comprobación de errores.

21.9.13 Tengo una gran cantidad de archivos Excel para visualizar con think-cell. ¿Puedo ejecutar think-cell en el modo por lotes?

Es posible programar think-cell, ya que dispone de funciones para actualizar gráficos a partir de los datos de rangos de Excel mediante programación y crear presentaciones completas a partir de plantillas (consulte ) 25. Automatización con datos de Excel.

21.9.14 ¿Qué ventajas tiene con respecto a Microsoft OLE?

Puede que ya conozca OLE (Object Linking and Embedding: Vinculación e incrustación de objetos) en Microsoft Office. La idea es similar a la vinculación de think-cell y permite crear gráficos en PowerPoint que pueden actualizarse posteriormente a partir de cambios de datos provenientes de Excel. No obstante, la tecnología de creación de vínculos de think-cell tiene algunas ventajas respecto a OLE.

• Los gráficos son siempre los mismos, tengan vínculos o no. Incluso los gráficos vinculados son objetos nativos de PowerPoint; no se trata de gráficos de Excel pegados en PowerPoint. En particular, los datos en los que se basa el gráfico también se almacenan en la presentación y se pueden ver y editar incluso si el archivo vinculado a no está disponible.
• Los gráficos pueden vincularse a Excel en todo momento, no solo al crearlos.
• Los gráficos vinculados siempre pueden ser editados, incluso cuando el origen de datos vinculados no está disponible.
• Los vínculos en think-cell son independientes del nombre del archivo o de la ruta de acceso. Basta con abrir ambos archivos para que se restablezca cualquier vínculo existente entre ellos.

¿Todavía no es usuario?